ادارة الازمات

تواجه المنظمات والمؤسسات والشركات والدوائر على اختلاف السلع والخدمات التي تتعامل بها أزمات متنوعة فنية أو مالية أو اقتصادية أو إدارية وفي أوقات مفاجئة و غير معروفة.
لكي تنجح المنظمة في الخروج من هذه الأزمات معافاة وبأقل الخسائر والأضرار عليها اعتماد منهجية علمية في التصدي للأزمة.

مفهوم الأزمة
هي حالة طارئة تحول مسار العمل إلى اتجاهات غير مرغوب فيها قد توصل بنتيجتها إلى حدوث كارثة وقد تكون فيها نهاية للمنظمة أن لم يحسن معالجتها.
فأن هذا الحدث الاستثنائي يؤدي إلى قطع جميع مسالك العمل الاعتيادية أو تغيير اتجاهاتها إلى الأسوأ.
قد تكون الأزمات التي تمر بها المنظمات على أنواع من حيث المدة أو طبيعة الأزمة أو مسبباتها.
فقد يكون وقت حدوث الأزمة مستديم أو موسمي أو مؤقت أو طارئ.

مفهوم إدارة الأزمات
يستند مفهوم إدارة الأزمات على أسس علمية مدروسة ثابت صحتها وإلى فن ومهارة واجتهاد إضافة إلى خبرة وممارسة ميدانية جيدة.
ويحتاج ذلك إلى تخطيط وتنظيم جيد للمعالجة وقيادة موجه رشيدة ومتمكنة من إصدار التوجهات اللازمة لتحقيق الأهداف مع مراقبة ومتابعة للتنفيذ ولتقويم الخطة أن اقتضت الحاجة.
وذلك مبني على الأسس التالية:
• أسلوب عملي مدروس لمواجهة الأزمة والتحكم في مسارها واتجاهاتها بهدف تجاوز الأزمة بسرعة.
• التخطيط والتنظيم والتوجيه والمراقبة بهدف إطفاء الأزمة بسرعة وبأقل الأضرار.

منهجية مواجهة الأزمات
لغرض التصدي السليم للأزمة واحتوائها يتوجب اعتماد منهجية ترتكز على الآتي:-
• الإدراك للأزمة
• تحديد الأزمة ونوعها
• تحديد الاستراتيجيات التي ستتبع لتجاوز الأزمة, حيث تتسم بأربع سمات (المستقبلية, الشمول, واحتواء البيئة, وإقرارها من قبل الإدارات العليا).

يجب أن تعتمد هذه الاستراتجيات على ما يلي:-
• السرعة
• العمل الجماعي
• اعتماد الأساليب العلمية
• الاعتماد على المعلومات والبيانات السليمة في وضع الخطط والبرامج
• الهدوء وهدم الانفعال طيلة فترة معالجة الأزمة
• الاهتمام بالعلاقات الإنسانية وتشجيع المبادرات والإبداعات وبث روح الحماس بين العاملين المكلفين بمهمة إطفاء ومعالجة الأزمة
• الابتعاد عن البيروقراطية وأساليبها
• الاهتمام أولا بتطويق الأزمة وعدم السماح بتوسعها
• اعتماد الدقة والحذر من الإعلام الداخلي والخارجي عن الأزمة
• التفكير بما سيحدث بعد الأزمة لضمان عم تكرارها
• توثيق كافة المعلومات عن الأزمة
• اعتماد السرية التامة

يجب أن يعد برنامج التصدي للأزمة على عجل ويعتمد على ما يلي:
• تقسيم العمل على مراحل أو فعاليات متسلسلة لمواجهة الأزمة
• تحديد المستلزمات المادية وعدد وأجهزة ومعدات و آليات ووسائل اتصالات وبالحد الكافي وحسب متطلبات الأزمة
• تحديد الموارد البشرية التي ستتولى مواجهة الأزمة ولكل مرحلة ويحدد أعدادها واختصاصاتها حسب طبيعة وحجم الأزمة ويمكن أن يكون بعضها من خارج المنظمة كاستشاريين ومتخصصين
• تحديد سقف زمني لإطفاء ومعالجة كل مرحلة من مراحل التصدي للأزمة

مما يستوجب تنظيم أداري ويتمثل بما يلي:-
• تشكيل لجنة رئيسية تنبثق عنها لجان فرعية لمعالجة بغض المفاصل بذاتها
• تحديد أفراد للارتباط بين اللجان
• توزيع المهام والمسؤوليات بين أعضاء اللجان بدقة
• تأمين وسائل اتصالات فعالة بين جميع اللجان واللجنة الرئيسية
• منح الصلاحيات الكافية واللازمة لجميع رؤساء اللجان
• رفد اللجان بالكوادر البشرية الاختصاصية اللازمة لعملها
• تأمين جميع المعلومات والبيانات اللازمة لمتصدي الأزمة وبالوقت المطلوب
• تحديد حوافز وأجور مناسبة ومجزية للعاملين في التصدي للأزمة

لنجاح التصدي للأزمة يستوجب متابعة أنجاز فريق التصدي للأزمة وتقويم أي خطوة أول بأول وتعزيز الإيجابية منها وملاحظة النتائج السلبية للخطوات الرديئة وتعديل الخطة كما يجب.